Consulenza per la definizione delle Condizioni Contrattuali Generali
Condizioni Generali di Vendita
- È opportuno ed utile che ogni operatore economico predisponga le proprie condizioni generali di vendita da utilizzare nei rapporti commerciali definendo i diversi punti relativi agli obblighi ed ai diritti delle parti in considerazione di quanto stabilito dal Codice Civile.
- Le condizioni generali di vendita sono equiparabili ad un contratto c.d. "normativo", ossia ad un accordo attraverso il quale le parti pongono delle "regole generali" che verranno applicate ad una serie di ulteriori, autonomi rapporti (le varie forniture) che saranno, quindi, disciplinati in conformità con quanto stabilito dal suddetto contratto normativo.
- Le condizioni generali, infatti, rappresentano il "cuore" della disciplina contrattuale voluta dalle parti, ossia "l'intelaiatura contrattuale minima" su cui costruire un rapporto continuativo di fornitura di beni.
- Esse costituiscono, inoltre, un'ottima occasione per regolamentare aspetti "accessori", ma pur sempre di fondamentale importanza, che spesso vengono tralasciati quando ci si limita a perfezionare una singola compravendita di prodotti:
- l'utilizzo (o il divieto di utilizzo) del marchio del fabbricante,
- la legge applicabile ai rapporti tra le parti,
- la scelta di un Foro competente,
- l'eventuale riserva di proprietà dei prodotti venduti, ecc.
- Per il valido utilizzo delle condizioni generali, il Codice civile italiano richiede la semplice conoscibilità delle stesse da parte del soggetto che aderisce a tali condizioni che sono, generalmente, predisposte dalla parte venditrice (soltanto per le c.d. "clausole vessatorie" è necessaria una specifica approvazione per iscritto - art. 1341, comma 2 del c.c.).
- Se le parti sono d'accordo, tali condizioni potranno essere modificate o integrate secondo i requisiti di forma pattuiti dalle parti stesse e dovranno essere accettate esplicitamente e per iscritto da entrambe le parti.
- Tali elementi, se utilizzati bene, possono divenire una leva su cui agire per concludere a proprio favore una trattativa commerciale e su cui costruire una strategia ed una politica di prodotto.
I Vantaggi per l'operatore economico che adotti le condizioni generali di vendita sono le seguenti:
- impostare il "sistema operativo" di riferimento per tutte le transazioni commerciali che perfezionerà con i singoli clienti;
- tradurre in formulazione chiare e comprensibili i principali elementi che potrebbero dare luogo a discussioni lasciando il minimo spazio a possibili "controversie" e/o "appigli" su cui si basano le osservazioni della controparte;
- regolamentare aspetti "accessori" di fondamentale importanza che spesso vengono tralasciati quando ci si limita a perfezionare una singola compravendita;
- ridurre il rischio di "pretesti" che i propri clienti potrebbero sollevare al fine di lucrare dei vantaggi dal sottostante rapporto instaurato;
- consentire di gestire in modo pratico ed uniforme il rapporto nella sua fase fisiologica cautelandosi da "sorprese" sgradite;
- permettere di affrontare un'eventuale controversia da una posizione di forza;
- offrire un'immagine positiva e trasparente di sé favorendo il rapporto commerciale che si instaura con la parte compratrice.
Nel predisporre le condizioni generali del contratto si dovrà considerare:
- l'importanza di comprendere il significato e le conseguenze operative delle varie soluzioni e la necessità di rispettare gli accordi definiti con la controparte;
- la necessità di liberarsi da falsi pregiudizi e/o credenze in base alle quali proporre le proprie condizioni di vendita potrebbe rappresentare un ostacolo alla conclusione positiva di un accordo commerciale;
- il fatto che la stipula delle "condizioni generali", di per sé, non produce gli obblighi di vendere i prodotti e pagarne il prezzo: detti obblighi, infatti, insorgeranno, soltanto in seguito ad un successivo, specifico accordo tra le parti;
- gli obblighi di vendere i prodotti e pagarne il prezzo sorgeranno, con l'accettazione da parte del fabbricante di un ordine trasmesso dal cliente. Accettazione che, di solito, si perfeziona con l'invio di una conferma d'ordine e/o di una fattura proforma;
- la conferma d'ordine o la fattura proforma, rappresentano, così, le "condizioni particolari di vendita", aventi la funzione di definire la volontà delle parti sugli aspetti specifici dell'accordo commerciale descrivendone i punti essenziali che vanno, così, a completare e ad integrare quanto regolato nelle condizioni generali di vendita;
- la redazione corretta dell'accordo commerciale con una controparte implica per la definizione di alcuni argomenti "minimi" che si ritengono essenziali per la preparazione del testo di "condizioni generali di vendita" impostato anche tramite l’utilizzo di modelli esistenti al fine di favorire una maggiore certezza e uniformare la prassi contrattuale. Occorre far presente all'operatore economico che l'eventuale utilizzo dei modelli contrattuali rappresenta una "guida" che permette di impostare i principali problemi di un accordo commerciale. Essi rappresentano condizioni standard che devono essere "personalizzate" caso per caso e non potranno mai rappresentare "il contratto" pronto per tutte le situazioni, ma, al contrario, come sopra detto, vanno adattati alle specifiche esigenze delle parti, diversamente è preferibile la consulenza specifica di un Professionista
Sia nel caso di disposizioni particolari riguardanti un determinato contratto di vendita, che nel caso di disposizioni standard applicabili a tutti i contratti che richiamano le Condizioni Generali di Vendita, è importante che l'operatore economico abbia ben presenti alcuni punti essenziali che dovrebbero essere espressamente regolati in un contratto di compravendita.
- Parti contraenti
- Indicare esattamente le parti e i rispettivi legali rappresentanti
- Premesse e allegati
- Specificare l'attività esercitata dalle parti e specificare le ragioni che hanno indotto le stesse a sottoscrivere l'accordo, indicare gli allegati al testo contrattuale come parte integrante dello stesso e la definizione del significato di alcuni termini contrattuali (cosa si intende, ad esempio, per spedizione, per collaudo oppure quando il contratto si ritiene definito, ecc.).
- Prodotti
- Specificare la merce oggetto del contratto con indicazione della natura, delle caratteristiche, delle specifiche, dell'uso a cui è destinata, di eventuali tolleranze, ecc..
- Prezzo contrattuale
- Per il commercio Estero definire la moneta e l'importo in cifre ed in lettere tenendo conto che, se la moneta è diversa dall'unità di conto nazionale (se, cioè, trattasi ad es. di USD), si è esposti al rischio di cambio.
- Termini di consegna
- Indicare chi deve sopportare i costi del trasporto della merce, dell'assicurazione della stessa, dello sdoganamento (ove dovuto) in uscita ed in entrata e quando avviene il passaggio dei rischi e delle responsabilità tra venditore e compratore.
- Si raccomanda di rifarsi agli Incoterms 2000 della Camera di commercio internazionale.
- Tempi di consegna
- Indicare la data o il periodo (ad esempio settimana o mese) in cui, o entro cui, il venditore è tenuto ad adempiere all'obbligo di consegna della merce.
- Imballaggio
- Evitare indicazioni generiche del tipo: imballaggio standard, come al solito, ecc. precisando, invece, caratteristiche dell'imballaggio e/o del confezionamento tenendo conto dell'esistenza di normative e prescrizioni specifiche.
- Documenti
- Stabilire quali documenti occorre produrre per permettere al compratore di ritirare la merce considerando gli eventuali vincoli.
- Condizioni di pagamento
- Specificare il mezzo di pagamento, la data di pagamento e la banca presso cui lo stesso dovrà essere eseguito, specificando eventuali vincoli alla spedizione.
- Riserva di proprietà
- Inserire tale istituto, chiamato anche "patto di riservato dominio", nei casi in cui lo si ritenga opportuno e necessario,in quanto, così facendo, consente all'esportatore di beni non di largo consumo, di restare il legittimo proprietario degli stessi fino a quando la merce non sia stata pagata totalmente.
- Garanzie sulla merce
- Indicare le garanzie offerte sulla qualità della merce e/o sul buon funzionamento della stessa, la durata della garanzia offerta, che cosa è escluso dalla garanzia, le modalità e i tempi per avanzare eventuali reclami, limitando la responsabilità del venditore per i danni indiretti subiti dal compratore (ad esempio, danni causati da arresto della produzione).
- Indicare, inoltre, come verrà accertata la legittimità del reclamo ed i rimedi a favore del compratore nel caso di danno accertato.
- Forza maggiore
- Indicare tutte quelle circostanze non previste o, comunque, non imputabili alle parti (es. sciopero, incendio, serrata, guerra, ecc.), che comportano l'impossibilità di onorare le obbligazioni contrattuali, con conseguente esonero di responsabilità della parte che non possa dare esecuzione al contratto a causa di tali eventi.
- Responsabilità per ritardata consegna
- Precisare che la responsabilità del venditore per danni conseguenti a ritardata consegna è limitata ad un importo, calcolato in percentuale, rispetto al prezzo dei prodotti consegnati in ritardo, oppure calcolato con importo fisso.
- Limitazione di responsabilità per non conformità
- Indicare come verrà accertata la legittimità di eventuali reclami ed i rimedi a favore del compratore nel caso di danni provati, specificando il limite massimo (in percentuale) di risarcimento dovuto dal venditore al compratore in caso di danni accertati derivanti da non conformità della merce, limitando, altresì, la responsabilità del venditore per i danni indiretti (es. derivanti da perdita di produzione, ecc.).
- Risoluzione contrattuale
- Indicare i casi di risoluzione contrattuale, in caso di inadempimento della controparte o al verificarsi di eventi (es. fallimento del compratore, mancato pagamento della fornitura, ecc) che pregiudicano la capacità di adempiere alle future obbligazioni.
- Durata
- Prevedere una proroga tacita delle relazioni contrattuali dopo la scadenza originariamente pattuita, a meno che una delle parti decida di recedere nel rispetto di un termine minimo di preavviso.
- Risoluzione delle controversie
- Indicare l'autorità giudiziaria competente a dirimere eventuali controversie che dovessero insorgere tra le parti con riferimento alla validità, all'interpretazione e all'esecuzione del contratto.
- In alternativa a quanto sopra e là dove la tipologia del contratto lo giustifichi, previa verifica dell'esistenza di eventuali limitazioni alla sua applicazione si potrà ricorrere all'arbitrato della CCI, indicando la sede dell'arbitrato.
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